Ahorrar en una cadena de restaurantes US$250,000 al año mejorando los costos bancarios asociados a su Centro de Servicios Compartidos (SSC).
DESCRIPCIÓN
Una cadena de restaurantes con presencia en varios países de Latinoamérica y con más de 30 restaurantes en la región, implementó un Centro de Servicio Compartido (SSC) donde todas las actividades de procesamiento de operaciones de tesorería se realizaban para todas las filiales establecidas en cada país. El desafío que tenía el cliente era mejorar los costos bancarios asociados a la prestación de servicios al SSC. La compañía tenía más de 1.000 cuentas bancarias y más de 100 relaciones bancarias en América Latina.
SOLUCIÓN
Se abrió una licitación (RFP) y se distribuyó a más de 10 bancos con requisitos sobre:
- Estandarización de procesos de pago y automatización para todos los países donde el cliente tenía presencia.
- Estructuras de cuentas bancarias. Tipo de estructuras disponibles (ejemplo: cuenta balance cero, etc.) para reducir el número de cuentas que el cliente tenía.
- Información de la cuenta bancaria. La licitación (RFP) solicitaba los tipo de formatos de estados de cuenta que los bancos disponían para enviar al cliente diariamente (ejemplo: MT940, SAP MT940, etc.)
- Disponibilidad de información (24/7)
- Herramientas electrónicas que brinden más visibilidad sobre la información de la cuenta y la disponibilidad de fondos.
Se estableció una fecha límite para que los bancos respondieran las preguntas de la licitación (RFP). Se realizaron entrevistas con cada uno de los bancos para aclarar información sobre las respuestas entregadas. Con base a esto, se construyó una matriz de decisión basada en las diferentes características a evaluar. Cada uno de ellas tenía un peso de importancia asignado para decidir las mejores soluciones bancarias para las necesidades del cliente. Basándose en esta matriz y en la estrategia de gestión establecida para el SSC, se tomó la decisión de otorgar a dos bancos diferentes partes de los requerimientos pedidos en la licitación (RFP).
RESULTADOS & RECOMENDACIONES
Debido a la complejidad del proyecto, la implementación de la solución bancaria se completó en un 60%. Con esta solución implementada, el cliente pudo realizar la reducción de las cuentas bancarias a 530. La automatización del proceso de reconciliación de las cuentas bancarias a través de un archivo se implementó al 100% y la automatización de los procesos de pago con el banco también se implementó. Todas las actividades anteriores aportaron un ahorro de costos para el cliente de alrededor de US$250,000 por año.